Damit eine Party auch ein unvergessliches Erlebnis werden kann, ist eine frühzeitige Planung unabdingbar. Zwar gibt es zahlreiche unterschiedliche Anlässe - etwa Hochzeiten, Geburtstage, Jubilaren oder Firmenfeiern - dennoch lassen sich wesentliche Gemeinsamkeiten feststellen, die unabhängig des individuellen Anlasses berücksichtigt werden sollten. Im Folgenden die wichtigsten Tipps und Hinweise für die Organisation einer gelungenen Party.

1. Frühzeitig mit der Planung beginnen

Ein strukturiertes Vorgehen ist bei jeder Planung unumgänglich. Je nach Anzahl der Gäste und der jeweiligen Location, sollte die Planung bereits einige Wochen oder sogar Monate vorher beginnen, gefragte Event-Locations sind häufig lange Zeit ausgebucht. Als Erstes gilt es also die wichtigsten Eckdaten festzuhalten. Dazu zählen das Datum, die Uhrzeit, die Location und das zur Verfügung stehende Budget. Es ist hilfreich, sich mit Gästen, die man einladen möchte, frühzeitig abzusprechen, um einen Termin zu finden, an dem möglichst alle auch Zeit haben. Sobald ein passender Termin gefunden ist, können die Einladungen vorbereitet, sowie die Gästeliste erstellt werden.

Auf keinen Fall vergessen sollte man, etwaige Nachbarn frühzeitig von der geplanten Party in Kenntnis zu setzen und diese auch am Vorabend der Party noch einmal daran zu erinnern. Wer seine Nachbarn nicht selber einladen möchte, kann sich mit einem kleinen Präsent für die Rücksichtnahme bedanken.

2. Das leibliche Wohl: Getränke und Verpflegung organisieren

Wie viele Getränke benötigt werden und welche Getränke überhaupt angeboten werden sollen, ist naturgemäß stark von der Gästeanzahl und dem Anlass abhängig. Damit es im Zweifel nicht dazu kommt, dass die Gäste auf dem Trockenen sitzen, ist es ratsam mehr bereitzustellen, als tendenziell getrunken wird. In den meisten Getränkemärkten lassen sich nicht angebrochene Kästen und Fässer problemlos zurückgeben. 

Bei der Essensplanung stehen mehrere Optionen offen. Es kann sich anbieten, sämtliche Gäste darum zu bitten, etwas mitzubringen, so ist schon einmal dafür gesorgt, dass jeder etwas hat, was auch seinem Geschmack entspricht. Wenn man als Gastgeber selber für das Essen sorgen möchte, sollte man den Großteil der Vorbereitungen schon am Abend vor der Party erledigt haben. Eine dritte Möglichkeit ist das Beauftragen eines Catering-Service. Hier ist es allerdings wichtig, dass man sich im Vorhinein ein Bild von den angebotenen Speisen macht und diese vorher probiert, um nicht enttäuscht zu werden. Auf keinen Fall vergessen sollte man zudem ausreichend Gläser, Teller und Besteck für alle Gäste.

3. Atmosphäre schaffen und für Unterhaltung sorgen

Je nachdem wo die Party stattfindet, müssen kleinere oder größere Umbauten und Dekorationen vorgenommen werden, um für eine passende Atmosphäre zu sorgen. Bei Event-Locations erübrigt sich das in den meisten Fällen, findet die Party allerdings zu Hause statt oder in angemieteten Räumlichkeiten, müssen Licht, Deko etc. an den Anlass der Party angepasst werden. Discokugeln oder Lichtmaschinen lassen sich unkompliziert und flexibel aufstellen. Weiterhin sollte für ausreichend Sitzmöglichkeiten gesorgt werden. Sofern nicht ausreichend Mobiliar vorhanden ist, sollte frühzeitig dafür gesorgt werden, dass am Tag der Party genügend Stühle, Bänke oder Ähnliches zur Verfügung steht.

In diesem Zusammenhang kann man auch darüber nachdenken, ob Partyspiele Bestandteil der Party sein sollen oder potenziell die Möglichkeit bestehen soll. Damit ist nicht nur Sackhüpfen oder Topfschlagen auf Kinderpartys gemeint, auch Jugendliche und Erwachsene haben ihren Spaß an Partyspielen unterschiedlichster Art. Es muss ja kein Billardtisch sein, schon eine Dartscheibe kann für reichlich Unterhaltung sorgen. Falls Raucher anwesend sein werden, muss eventuell ein Raucherzimmer oder eine Raucherecke eingerichtet werden.

4. Keine Party ohne Musik

Noch vor wenigen Jahrzehnten war ein DJ mit physischen Tonträgern unabdingbar für die Beschallung von Partys und Feten. In digitalen Zeiten sind Schallplatten und CDs überflüssig geworden und ganze Musiksammlungen stehen als MP3 bereit. In den meisten Fällen ist es daher heute mit nur sehr geringem Aufwand verbunden, für die passende Musik auf einer Party zu sorgen. Sofern keine Musikanlage vorhanden ist, welche ausreicht, um die Räumlichkeiten adäquat zu beschallen, findet sich im Freundeskreis höchstwahrscheinlich jemand, der eine Bluetooth-Musikanlage oder Box zur Verfügung stellen kann. Ferner können auch moderne Streaming-Dienste dafür sorgen, dass jeder potenzielle Musikwunsch eines Gastes auch gespielt werden kann.  Streaming-Angebote stellen dabei größtenteils eine umfangreiche Bibliothek an Musik dar, wie man sie etwa mit einer CD- oder MP3-Sammlung niemals aufbauen könnte.

5. Nicht in Panik geraten!

Eine gute Party zu planen, ist keine Raketenwissenschaft. Wer die aufgeführten Tipps beherzigt und etwas flexibel bei der Planung bleibt, wird sicher dafür sorgen, dass alle Gäste einen gelungenen Abend haben. Perfektionismus ist zwar ein hehres Ziel, dennoch gilt es auch bei der besten Planung auf alles vorbereitet zu sein und auf sämtliche Eventualitäten angemessen zu reagieren. Wenn Dinge nicht so laufen wie geplant, heißt es Ruhe bewahren und das Beste aus der jeweiligen Situation machen.